Blog
Komunikacja wewnętrzna w firmie produkcyjnej
W Twojej głowie rysuje się wdrożenie nowoczesnego intranetu, ale przypominasz sobie, że 50% pracowników firmy nie ma służbowego maila? Zastanawiasz się, jakimi materiałami dotrzeć do osób pracujących fizycznie i rozsianych po całym kraju? A może przynajmniej raz słyszałeś o „kosmitach z centrali”, którzy zupełnie nie rozumieją, jakiego typu informacji potrzebują pracownicy? Witaj w świecie komunikacji wewnętrznej w firmie produkcyjnej.
Produkcja jest (prawie) wszędzie, chociaż mieszkając i pracując w dużym mieście, można o tym łatwo zapomnieć. Niezależnie od tego, czy mówimy o branży FMCG, budowlanej czy technologicznej, projektując strategię i narzędzia komunikacji wewnętrznej, musimy zobaczyć w naszych „blue collars” jedną z najważniejszych grup docelowych, zamiast – jak to się niestety często dzieje – niewygodną część organizacji, do której „nie da się dotrzeć”.
Czeka nas wyzwanie, ponieważ musimy wziąć pod uwagę dwa ważne aspekty. Z jednej strony duże firmy produkcyjne to często też organizacje zdecentralizowane, posiadające kilkanaście czy nawet kilkadziesiąt zakładów produkcyjnych w różnych lokalizacjach. Mamy tu do czynienia z typowym problemem budowania zaangażowania i inicjatywy w bardzo rozproszonym zespole. Inny aspekt to różnice w typie wykonywanej pracy, co może wpływać na sposób odbierania komunikacji i jej preferowane formy. Dział komunikacji wewnętrznej, umiejscowiony w większym dziale komunikacji korporacyjnej, dziale HR czy czasem nawet dziale marketingu, zazwyczaj pracuje w centrali firmy w większym mieście. Dla produkcji bywa więc w firmie mało znaną komórką, z którą często mają niewiele wspólnego. A szkoda, bo taki mariaż może przynieść organizacji tylko zysk.
Działaj offline, dostosuj narzędzie i… edukuj
Osoby pracujące produkcyjnie to w dużej liczbie pracownicy na średnich lub niższych szczeblach organizacji. Często równa się to nieposiadaniu służbowego komputera, telefonu i adresu mailowego (lub posiadaniu jednego – zakładowego lub działowego). Nie możemy więc opierać swoich działań jedynie na komunikatach publikowanych w intranecie czy wewnętrznych newsletterach. Chociaż kanały digital na dobre rozgościły się na salonach, to nie da się na nich poprzestać, jeżeli w firmie 70% pracowników pracuje w zakładzie. Co zamiast lub obok tego?
- Czasopismo firmowe, ulotka czy plakat to wciąż wykorzystywane narzędzia docierające do naszej grupy docelowej. Oczywiście do dyskusji pozostaje kwestia ochrony środowiska, szczególnie w przypadku firm, które deklarują to w swoich planach CSR (a firmy produkcyjne robią to szczególnie chętnie). Warto więc rozsądnie podejść do ilości druków, monitorować ją i wykorzystywać rzeczywiście niezbędne ilości papieru. Można też edukować pracowników i namawiać, żeby magazyny przeglądali w przestrzeni wspólnej, zamiast zabierać je do domu, a stare i nieaktualne druki mogą zmotywować firmę do wzięcia udziału w zbiórce makulatury, która będzie dobrą alternatywą dla wysypujących się z kontenera starych gazet.
- Wiele zakładów produkcyjnych ma pomieszczenie biurowe czy recepcję, w której znajduje się telewizor. Może to oczywiste, ale warto rozważyć wykorzystanie ekranu do przekazywania najważniejszych informacji z życia firmy, chociażby w formie krótkiego, nagranego telefonem filmu lub pokazu slajdów. Warunek? Pomocnik, który znajdzie czas na podmianę materiałów.
- Tablice informacyjne. Warto, żeby chociaż jedna wisiała w bezpiecznym miejscu na terenie zakładu. Można na nich wieszać zarówno profesjonalnie przygotowane plakaty, jak i wydrukowane newsy złożone w Canvie lub innym prostym programie graficznym. Na tablicy mogą znaleźć się wewnętrzne ogłoszenia o pracę, ważne daty czy porady sezonowe – np. dotyczące bezpieczeństwa.
- Dobrą praktyką są regularne spotkania w zakładach produkcyjnych (nie chodzi o spotkania działowe, ale takie z wyższym kierownictwem firmy, np. członkami zarządu), w których trakcie pracownicy mogą dowiedzieć się, co dzieje się w poszczególnych obszarach organizacji, jak prezentują się wyniki i plany na kolejne miesiące. Spotkania mogą być organizowane półrocznie, kwartalnie, a nawet miesięcznie, jeśli są na to zasoby. Jeżeli firma posiada kilka większych lokalizacji i kilku lub kilkunastu członków zarządu, powinni oni znaleźć czas, żeby poprowadzić takie spotkania w zakładach i spójnie przekazać informacje na temat firmy. Można posłużyć się wspólną prezentacją wzbogaconą o zindywidualizowane informacje na temat każdego zakładu (np. w modelu dziesięciu takich samych slajdów ogólnofirmowych i dziesięciu slajdów dotyczących konkretnego zakładu produkcyjnego pokazywanych w lokalizacji, w której się znajduje). Takie spotkania to też rewelacyjny czas, żeby publicznie docenić zaangażowanych pracowników zakładów, np. inicjujących wolontariat czy wyjątkowo dbających o bezpieczeństwo.
- Czy całkowicie rezygnować z digitalu? Tworząc listę mailingową organizacji, warto podjąć dodatkowy wysiłek i zapytać osoby nieposiadające służbowego adresu mailowego (np. przez przełożonych) o to, czy chcą podać działowi komunikacji swój prywatny mail (takich osób jest naprawdę sporo). Pamiętajmy jednak, że nie może to być obowiązek narzucony przez pracodawcę, a wszystko musi zostać przeprowadzone z uwzględnieniem zgody na przetwarzanie danych osobowych i kontakt.
Firmy posiadające większy budżet na działania digitalowe coraz częściej inwestują też w wewnętrzne portale na kształt intranetu przeznaczone dla pracowników terenowych i produkcyjnych. Żeby z nich korzystać, nie jest potrzebny służbowy adres email, ponieważ wszystko odbywa się zgodnie ze standardową procedurą zakładania konta i późniejszego logowania. Oczywiście nie możemy zmusić osoby, do korzystania z prywatnego sprzętu na potrzeby służbowe, dlatego trzeba pilnować, żeby nie traktować firmowej platformy jako kanału do przekazywania informacji obligatoryjnych (np. nowych procedur w zakresie bezpieczeństwa).
Dobrym kanałem komunikacji rzeczy miękkich jest też wewnętrzna grupa pracowników na wybranym portalu społecznościowym. Zastanów się, czy komunikacja nie może zorganizować szkolenia z mediów społecznościowych i narzędzi online dla pracowników produkcji – może po poznaniu możliwości sami zaproponują najwygodniejszy dla siebie kanał?
Nie lekceważ też jeszcze jednej, bardzo ważnej rzeczy. Jeżeli organizacja ma w zwyczaju pytać pracowników o zdanie w ankietach, np. prowadząc badanie zaangażowania i satysfakcji, ewaluację projektu czy nawet konkurs na współpracownika roku, zawsze staraj się zrobić wszystko, aby mogły wypełniać je też osoby pracujące na produkcji. Wykorzystaj wersje papierowe lub linki czy QR kody, z których mogą skorzystać na prywatnym sprzęcie. Proces często wymaga większych nakładów pracy, ale warto to zrobić. Dzięki temu firma będzie fair w stosunku do wszystkich swoich pracowników, a Działy Komunikacji czy HR uzupełnią zebrane wyniki o odpowiedzi bardzo ważnej grupy pracowników.
Nie bądź ignorantem…
… i dostosuj materiały do charakteru pracy. Wiedz, czym zajmują się pracownicy produkcyjni, zbadaj, jaka jest specyfika ich zadań i które informacje są dla nich najważniejsze. Mając taką wiedzę, możesz łatwiej stworzyć hierarchię komunikatów i dopasować narzędzie. Być może okaże się, że trzeci w tym roku konkurs czy film pokazujący ścieżki kariery managerów nie są aż tak ważne, jak działająca baza kontaktów, zebrane w jednym miejscu procedury czy przejrzyste informacje o zakresach obowiązków. Nie spamuj!
Warto tutaj dodać, że w firmach produkcyjnych, z dość oczywistych względów, komunikacja wewnętrzna często zajmuje się informacjami na temat promowania bezpieczeństwa. To naprawdę świetny grunt do nawiązania współpracy z pracownikami najniższego szczebla. Ich codzienne doświadczenie jest nieocenione w przygotowywaniu dobrych praktyk dla firmy, studiów przypadku czy konkursów dla najaktywniejszych inicjatorów właściwych zachowań.
Działania komunikacji powinny ułatwiać pracę, a nie jej dodawać. Pamiętaj o tym przy tworzeniu materiałów. Staraj się, żeby były czytelne, łatwo dostępne i zrozumiałe. Instrukcja powinna odpowiadać na wszystkie pytania, a nie wymusić dodatkowy telefon do właściciela procesu.
Jeśli wysyłasz materiały do części pracowników produkcyjnych, którzy posiadają adres email, uwzględnij ich godziny pracy. Często pracują oni zmianowo, co oznacza, że zaczynają i kończą dzień wcześniej niż pracownik biurowy. Uwzględnij to szczególnie wtedy, kiedy potrzebujesz np. wykorzystać wypowiedź takiej osoby i umawiasz się z nią na telefon w tej sprawie. Dostosuj swój kalendarz, zapytaj o preferowane godziny i bądź gotowy na zmiany – praca na produkcji to ciągłe trzymanie ręki na pulsie, więc sytuacja po drugiej stronie może być bardzo dynamiczna.
Uwzględniaj produkcję w materiałach komunikacyjnych
Nie zachowuj się tak, jakby pracownicy produkcji nie istnieli. Jeśli regularnie publikujesz informacje z życia firmy, sukcesy lub akcje wewnętrzne, nie skupiaj się tylko na pracownikach biurowych (szczególnie jeśli stanowią oni mniejszość w Twojej organizacji). Trzymaj rękę na pulsie, jeśli chodzi o aktywności, w których biorą udział pracownicy produkcji – lokalne eventy, wolontariaty, nagrody. Poszukaj koordynatorów zakładowych, którzy mogą regularnie dostarczać takich informacji, bądź z nimi w kontakcie i doceniaj zaangażowanych.
Pamiętaj, że spoiwem pomiędzy zespołem produkcyjnym a informacjami firmowymi są szefowie zespołów i kierownicy. Komunikacja wewnętrzna musi często traktować ich jako jeden z kanałów komunikacji i angażować w swoje działania. Znając harmonogram spotkań zespołowych, można podesłać szefowi zespołu krótką prezentację z najważniejszymi przekazami. Można również umówić się na organizowanie regularnych statusów w trakcie spotkań działowych, gdzie dział komunikacji w trakcie przeznaczonego kwadransa przekaże informacje i poprosi o skaskadowanie ich do zespołów.
Komunikacja wewnętrzna odgrywa kluczową rolę w angażowaniu pracowników produkcyjnych wokół misji, wizji, strategii i wartości organizacji. Odpowiednio dobrane kanały i forma przekazu mogą zdziałać cuda w obszarze zaangażowania „blue collars”, których – przypominamy – często jest znacznie więcej niż osób siedzących za biurkiem i managerów. A stąd już prosta droga do biznesu w czystej postaci – pracownicy zaangażowani są bardziej efektywni, a co za tym idzie, silnie działają na rzecz wyniku firmy. Brak dobrej komunikacji firmie się po prostu nie opłaca 🙂
Wersja tl;dr, czyli kilka całkiem dobrych rad
- Szanuj swojego odbiorcę – nigdy nie zakładaj, że jest od Ciebie głupszy i nie zrozumie komunikatu, tylko dlatego, że pracuje fizycznie.
- Równocześnie przy wyborze przekazu bierz pod uwagę specyfikę wykonywanej pracy, uwzględniając godziny, miejsce i dynamikę obowiązków.
- Projektuj komunikację tak, żeby pomagała w pracy, a nie ją utrudniała – uważnie wybieraj treść i pracuj nad formą.
- Angażuj pracowników w działania – komunikuj ich sukcesy, doceniaj inicjatywy.
- Uwzględniaj ich w ważnych ewaluacjach, nawet jeżeli oznacza to przeprowadzenie ankiety w formie drukowanej.
- Miej kontakt z kierownikami produkcji, którzy pomogą w dotarciu do pracowników niższego szczebla.
- Nieustannie zdobywaj wiedzę na temat charakteru ich pracy, w firmowych mediach poruszaj ważne dla nich tematy.
- Tam, gdzie to możliwe, wykorzystaj digital, ale podejdź odpowiedzialnie do tematu ochrony danych osobowych.
- Działaj tak, żeby zatrzeć granice między zakładem a centralą, a nie je pogłębiać.
- Wykorzystaj komunikację wewnętrzną do edukowania na temat bezpieczeństwa w zakładach produkcyjnych.
Nie spamuj.
Katarzyna Cicha
Specjalista ds. Komunikacji Korporacyjnej, Lafarge w Polsce
Absolwentka psychologii i filologii polskiej na Uniwersytecie Warszawskim. Zawodowo od czterech lat związana z komunikacją, social mediami, copywritingiem i content marketingiem, z doświadczeniem zarówno po stronie agencji, jak i klienta. W pracy zajmuje się całością komunikacji wewnętrznej i działań w kanałach social media w organizacji. Po godzinach redaktor naczelna portalu Neuropsychlogia.org, gdzie odpowiada za kontakt z autorami oraz treści na portalu i w mediach społecznościowych. Zainteresowana UX i projektowaniem zorientowanym na użytkownika.
Related Posts
Przeprowadzka do nowego biura to złożony i czasochłonny proces. Warto go dobrze zaplanować – nie tylko od strony logistycznej, lecz…
Kiedy myślisz o wdrażaniu narzędzi dla całej firmy, ogarnia Cię panika? Bez obaw – ten proces nie musi być bolesny….
Chcesz poprawić efektywność Twojego zespołu i lepiej zarządzać jego pracą? Chcesz badać potencjał pracowników? Zobacz, jak pomoże Ci w tym…
2020 był rokiem przełomowym dla wielu firm. Pojawiły się nieznane dotąd problemy, których rozwiązanie wymagało dynamicznego wdrożenia zgodnego z sytuacją…
Większa rotacja, częstsza nieobecność w pracy, a nawet mniejsza satysfakcja klientów z naszych usług – tym może skutkować niskie zaangażowanie…
Dział komunikacji wewnętrznej powinien, obok innych zadań, pełnić funkcję agencji contentowej (reklamowej, eventowej, PR, digital…) dla pracowników. Merytorycznego partnera, który…
Sprzedaż – serce, pompa firmy, także może mieć swoją „wieńcówkę” i przechodzić ostrą niewydolność. Że to organ ważny i czuły,…
Istnieje możliwość, że co czwarty pracownik nie ma do Ciebie zaufania. Według badań przeprowadzonych przez Amerykańskie Towarzystwo Psychologiczne jedna czwarta…
Sens komunikacji nigdy się nie zmienił. Ludzie przekazują i pozyskują informacje. Nie zmieniła się również waga tego procesu. To, co…
Komunikacja wewnętrzna jest najbardziej doceniana, kiedy wspiera działania biznesowe organizacji, dlatego kluczowe jest dopasowanie jej działań do aktualnych wyzwań, przed…
Jeśli chcesz używać siekiery, najpierw naucz się nią posługiwać. W przeciwnym razie odrąbiesz sobie ręce. Takie słowa wypowiedział do mnie…
Chcesz budować atrakcyjny wizerunek pracodawcy? Zależy Ci na wysokim zaangażowaniu pracowników od pierwszych dni ich pracy? Pamiętaj: w osiągnięciu tych…
Twoi pracownicy spędzają dużo czasu poza biurem? Podróżują po kraju i za granicą? Chcesz mieć większą kontrolę nad ich nieobecnościami…
Skuteczne i efektywne zarządzanie wynikami to marzenie każdego managera. Niestety w przypadku zarządzania wynikami nie istnieje jedno uniwersalne rozwiązanie. Managerowie…
Dziesiątki maili dziennie. Stosy drukowanych i skanowanych dokumentów. Chaos informacyjny. To niestety rzeczywistość wielu polskich firm. Czas dogonić pracowników, którzy…